Ngân sách cưới ít khi vỡ vì một khoản lớn. Thường nó hao dần qua ba chỗ: số khách cứ nhích lên mà không ai cập nhật, khoản nhỏ không được ghi, và tiền đã trả nằm rải rác ở nhiều nơi. Bài này kể từng sai lầm, dấu hiệu nhận ra sớm và cách chặn lại bằng những việc làm được trong mười phút. Các tỷ lệ phần trăm trong bài là ước tính theo kinh nghiệm chung, không phải số liệu thống kê chính thức.
Mục lục
Sai lầm 1: Nhân giá bàn tiệc với số khách của "lần nháp đầu"
Gần như cặp nào cũng bắt đầu bằng một con số khách. Hai bạn ngồi xuống, bảo nhau "khoảng 300 người", rồi nhân với giá mỗi bàn và ra tổng tiệc. Con số đó được chép vào ghi chú và không ai nhìn lại.
Vấn đề là danh sách khách sống rất khác. Bố mẹ thêm đồng nghiệp, họ hàng xa nhắc "nhớ mời nhà bác Tư", bạn bè hỏi dẫn theo người yêu được không. Theo ước tính của nhiều người từng đi qua giai đoạn này, số khách thực tế thường cao hơn con số ban đầu khoảng một phần mười, có khi hơn. Một phần mười của 300 khách là ba chục người, tức gần ba bàn. Nhân với giá bàn thì đó không còn là chuyện nhỏ.
Cách chặn:
- Chia danh sách thành hai nhóm: "chắc chắn mời" và "nếu còn chỗ". Chỉ tính tiền theo nhóm đầu, nhóm sau cộng thêm như một dòng dự phòng.
- Hỏi hai bên gia đình chốt danh sách của họ vào một ngày cụ thể, và nói rõ sau ngày đó thêm khách phải bớt ở chỗ khác.
- Khi nhà hàng hỏi số bàn, đừng báo số tròn đẹp. Hỏi họ mức tối thiểu và mức tối đa được điều chỉnh sát ngày cưới.
Nếu bạn dùng thiệp online có xác nhận tham dự, số người khách tự bấm "có đến" là con số thật nhất bạn có. Xem thiệp online để biết khách xác nhận và chọn số người đi cùng thế nào.
Sai lầm 2: Chỉ lập ngân sách cho khoản lớn
Tiệc, váy, ảnh, trang trí: ai cũng nhớ. Nhưng bảng ngân sách nào chỉ có năm sáu dòng thì chắc chắn thiếu. Những thứ làm tiền hao đi thường nhỏ và nằm ngoài hợp đồng:
- Phụ thu nước ngọt, bia, rượu khi khách uống nhiều hơn dự tính.
- Phí giữ xe, phí vượt giờ, phí điện cho nhạc và đèn.
- Thử đồ, thử tóc, sửa váy sửa vest ở tuần cuối.
- Lì xì cho người giúp việc, tiền cảm ơn nhóm bê tráp, tiền xăng xe người nhà chạy việc.
- Quà cho khách ở xa, chỗ nghỉ cho họ hàng từ quê lên.
Từng khoản chỉ vài trăm nghìn đến vài triệu, nhưng cộng lại, theo ước tính chung, thường chiếm khoảng một phần mười đến một phần sáu tổng chi. Nếu bạn không dành chỗ cho chúng, chúng sẽ tự lấy chỗ từ khoản khác.
Cách chặn: lập một dòng "dự phòng" khoảng 10% tổng ngân sách ngay từ đầu, và đặt tên nó là việc phải dùng, không phải tiền để dành. Mỗi khi phát sinh một khoản nhỏ, ghi vào ngay, ghi rõ nó thuộc nhóm nào. Quan trọng hơn con số là thói quen ghi: khoản nào không ghi thì cuối cùng không ai nhớ đã chi.
Sai lầm 3: Không biết mình đã trả bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu
Tình huống rất hay gặp: cô dâu chuyển cọc cho tiệm áo cưới bằng tài khoản của mình, chú rể đặt cọc nhà hàng bằng tiền mặt, mẹ chú rể ứng trước tiền hoa. Ba tuần sau, không ai chắc tổng số đã chi, càng không chắc nhà cung cấp nào còn phải thanh toán đợt cuối vào ngày nào.
Hậu quả không chỉ là lệch số. Bạn có thể quên một đợt thanh toán và bị tính phí chậm, hoặc ngược lại, trả hai lần cho cùng một khoản vì không còn dấu vết.
Mỗi khoản chi nên có đủ bốn con số:
- Dự toán: số bạn định chi từ đầu.
- Thực tế: số trên báo giá hoặc hợp đồng đã chốt.
- Đã trả: tổng những lần bạn đã chuyển, kèm ngày.
- Còn nợ: thực tế trừ đã trả.
Chỉ cần nhìn bốn cột này theo từng nhà cung cấp là biết ngay tuần này cần chuẩn bị bao nhiêu tiền và khoản nào đang vượt dự toán. Bạn có thể làm bằng bảng tính nếu quen tay. Nếu không, phần ngân sách trong ứng dụng HVSC Wedding ghi sẵn bốn cột đó, tự cộng tổng và báo khi một khoản vượt dự toán. Chi tiết cách ghi tiền cọc có trong bài quản lý tiền cọc nhà cung cấp.
Mười phút mỗi tuần
Không cần công cụ phức tạp. Mỗi tuần dành mười phút, hai bạn cùng mở bảng ngân sách và trả lời ba câu: tuần này đã chi gì, tuần sau phải trả gì, khoản nào đang vượt. Cặp đôi thường cãi nhau về tiền không phải vì thiếu tiền mà vì mỗi người giữ một con số khác trong đầu. Cùng nhìn một bảng thì chuyện đó bớt hẳn.
Nếu bạn còn đang chọn ngày, xem ngày tốt trước khi đặt cọc nhà hàng, vì đổi ngày sau khi cọc thường mất tiền.
Bảng kiểm nhanh
- Chia danh sách khách thành "chắc chắn" và "nếu còn chỗ".
- Hẹn ngày chốt danh sách với hai bên gia đình.
- Thêm dòng dự phòng khoảng 10%.
- Liệt kê khoản lặt vặt: phụ thu, lì xì, quà khách xa, sửa đồ.
- Ghi đủ dự toán, thực tế, đã trả, còn nợ cho từng khoản.
- Hẹn mười phút mỗi tuần cùng xem lại.
Nguồn ảnh: Thiết kế HVSC trên Pixabay (Pixabay Content License).
Chọn mẫu, điền tên và ngày, rồi gửi link cho khách. Dùng thử miễn phí.
Nội dung mang tính tham khảo. Nghi lễ, lịch âm và pháp lý khác nhau theo vùng và từng gia đình, hãy hỏi người lớn hai họ và cơ quan có thẩm quyền.
